Het innen van openstaande vorderingen kan een uitdaging zijn voor bedrijven van elke omvang. Het pré-incasso traject is een effectieve aanpak die wordt gevolgd voordat het traditionele incassotraject wordt gestart. Het biedt bedrijven de mogelijkheid om op een vriendelijke en constructieve manier betalingen te innen voordat formele incassoprocedures worden ingezet. In dit blogartikel bespreken we het pre incassotraject, de voordelen ervan en hoe het kan bijdragen aan het succesvol innen van openstaande vorderingen.
Wat is het pre incassotraject?
Het pre incassotraject omvat het benaderen van debiteuren op een vriendelijke en informele manier om openstaande vorderingen te innen. Het heeft als doel om betalingsachterstanden op te lossen zonder directe juridische stappen te ondernemen. Het pre incassotraject kan worden uitgevoerd door het bedrijf zelf of door een gespecialiseerd incassobureau.
Voordelen van het pre incassotraject
- Klantrelatie behouden: Het pre incassotraject stelt bedrijven in staat om de relatie met hun klanten te behouden. Door op een vriendelijke en constructieve manier betalingsachterstanden aan te pakken, kunnen bedrijven het vertrouwen en de loyaliteit van hun klanten behouden, wat op lange termijn gunstig kan zijn.
- Tijd- en kostenefficiënt: Het pre incassotraject is over het algemeen sneller en goedkoper dan het traditionele incassotraject. Door vroegtijdig contact op te nemen met debiteuren en betalingsregelingen voor te stellen, kan het bedrijf de incassoprocedure verkorten en de administratieve last verminderen.
- Hogere kans op betaling: Door vroegtijdig contact op te nemen en betalingsregelingen voor te stellen, vergroot het pre incassotraject de kans dat debiteuren daadwerkelijk betalen. Het biedt debiteuren de mogelijkheid om op een flexibele manier aan hun betalingsverplichtingen te voldoen, wat hun bereidheid om te betalen kan vergroten.
- Minder escalatie naar formele incassoprocedures: Het pre incassotraject kan voorkomen dat een zaak escaleert naar formele incassoprocedures, zoals gerechtelijke stappen. Dit bespaart tijd, geld en energie voor zowel het bedrijf als de debiteur.
Stappen in het pre incassotraject
- Vriendelijke herinneringen: Het pre incassotraject begint meestal met het sturen van vriendelijke herinneringen aan debiteuren om hen eraan te herinneren dat er een betalingsachterstand is. Deze herinneringen kunnen per e-mail, post of telefoon worden verzonden, afhankelijk van de voorkeur van het bedrijf en de debiteur.
- Betalingsregelingen voorstellen: Als er geen betaling wordt ontvangen na de vriendelijke herinneringen, kan het bedrijf betalingsregelingen voorstellen aan debiteuren. Deze regelingen kunnen flexibel zijn en aangepast worden aan de financiële mogelijkheden van de debiteur. Het doel is om tot een haalbare en acceptabele oplossing te komen voor beide partijen.
- Persoonlijk contact: Het pre incassotraject omvat vaak persoonlijk contact met debiteuren. Dit kan telefonisch zijn of zelfs face-to-face, afhankelijk van de situatie. Door direct contact te hebben, kan het bedrijf de betalingsachterstand bespreken, eventuele bezwaren of problemen van de debiteur aanhoren en samen tot een oplossing komen.
- Opvolgen en monitoren: Het pre incassotraject vereist opvolging en monitoring van de betalingsovereenkomsten en afspraken die met debiteuren zijn gemaakt. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de debiteur zich aan de afspraken houdt en tijdig betaalt. Indien nodig kunnen verdere stappen worden genomen om de betaling af te dwingen.
