Elke organisatie heeft een bepaalde organisatiestructuur. Hierin worden vaak twee verschillende structuren met elkaar vergeleken. Namelijk de lijnorganisatie en de projectorganisatie. In dit artikel zullen we de voor en nadelen van deze soorten organisatiestructuren bespreken.
De lijnorganisatie
Een lijnorganisatie is een organisatie waarbij boven elke werknemer een manager of meerdere staat. De taken in deze organisatie zijn opgedeeld in logische bij elkaar horende afdelingen. De lijnorganisatie is een oude en veelgebruikte organisatiestructuur. Als je een schema maakt van de organisatie lijkt die op een piramide: smal van boven en breed uitlopend naar beneden.
Bovenaan de piramide staat een directeur, het hogere management of topmanegement. Als de directeur een opdracht geeft, gaat dit via heet middenmanagement en lager management naar de werknemer toe. Iedereen in de organisatie heeft maar één baas, en het is dus duidelijke wie leiding geeft aan wie. Dit wordt eenheid van bevel genoemd.
De voordelen van lijnorganisatie
- Het systeem dat bij een lijnorganisatie hoort, is duidelijk en eenvoudig. Het staat vast wie verantwoordelijk is en wat de opdrachten zijn.
- Het is duidelijk wie de baas is, bevoegdheden zijn goed afgebakend. Hierdoor zal er nooit sprake van verwarring zijn over functies.
- Taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk bepaald.
- Beslissingen nemen gaat snel.
- Problemen worden snel opgelost omdat iedereen weet bij wie hij moet zijn als die zich voordoen.
De nadelen van lijnorganisatie
- Het systeem kan leiden tot bureaucratie, doordat de opdrachten via een lange weg naar de uitvoerders gaan, waarbij veel regels en papierwerk horen.
- De afdelingen staan erg op zichzelf. Als afdelingen goed met elkaar moeten samenwerken is dit systeem minder geschikt.
- Een manager van een bepaalde afdeling wordt geacht zich helemaal daarop te richten, waardoor er weinig ruimte is voor specialisatie.
- Managers krijgen vaak een zware verantwoordelijkheid met veel taken. Dit kan voor een burn-out zorgen.
- Er is weinig flexibiliteit, omdat de gezagsverhoudingen strak vastliggen.
De projectorganisatie
Als binnen een wat grotere organisatie een ingewikkeld project uitgevoerd moet worden, kan de onderneming specialisten van verschillende terreinen bij elkaar in een groep plaatsen. Dit heet een projectgroep. Dit is dus een tijdelijk samenwerkingsverband, van verschillende specialisten die samen een doel moeten realiseren. Aan het hoofd van een projectgroep staat een projectleider. Er zijn drie manieren voor de organisatie van je project. Je kunt één van deze typen gebruiken en het vervolgens aanpassen aan jouw project. Wij zullen de verschillende vormen uitleggen.
- Projectcoördinatie
- Projectorganisatie: Matrix-organisatie
- Projectorganisatie: Zelfstandige projectorganisatie
Projectcoördinatie
Zoek je een minst ingrijpende manier om een project te organiseren? In dit geval heeft de organisatie van het project weinig om het lijf. De projectleider doet het project erbij – vaak naast andere werkzaamheden of andere projecten. Het project is dus niet zo groot dat er een apart projectteam voor wordt opgericht. De voortgang van je project stem je af met de opdrachtgever, meestal de leidinggevende.
Voor- en nadelen
- Voordeel van deze organisatievorm is dat er eigenlijk niets geregeld hoeft te worden. Geen heel team, geen extra dingen. Omdat het kleinschalig is, kan het snel en efficiënt.
- Nadeel is dat er soms weinig aandacht voor de projectmatige manier van werken is.
Matrix-organisatie
In de matrixorganisatie worden medewerkers zowel aangestuurd door het eigen afdelingshoofd (lijnsturing) als door de projectleider (voor de uren in het project). Als een medewerker vrijwel al zijn tijd aan projecten besteedt gaat het afdelingshoofd eigenlijk alleen nog over P&O-zaken, zoals ziekte, verlof, beoordeling, promotie etc. De projectleider stuurt de werknemer dan dagelijks aan en vertelt wat er wel en niet gedaan moet worden.
Voor- en nadelen
- Het voordeel is dat de organisatie zeer flexibel is ingericht. Is er veel projectwerk, dan kan de medewerker voor een groot deel van zijn tijd onder de aansturing van een projectleider vallen. Zijn er weinig projecten, dan pakt de medewerker weer taken van zijn team/afdeling op.
- Nadeel van deze organisatievorm is dat het vooral voor medewerkers soms best ingewikkeld kan zijn. Een medewerker die parttime voor een project werkt heeft namelijk twee leidinggevenden en twee taken. De eisen voor het werk kunnen verschillend zijn en hierdoor verwarrend voor de werknemer.
Zelfstandige projectorganisatie
Wanneer projecten zeer groot en/of ingewikkeld zijn wordt er een aparte projectorganisatie voor ingericht of zelfs ingeschakeld. Dit kan gebeuren als een project erg belangrijk is voor een organisatie. Hierbij kun je denken aan de ontwikkeling van een nieuw auto- of vliegtuigtype.
Stappenplan succesvolle projectorganistie
- Welke middelen heb je nodig op welk moment? Zoek uit wat voor soort vaardigheden en resources je nodig hebt om je projecten te voltooien. Wat heeft de klant nodig? Welke mensen kun je waar plaatsen? Hoeveel bezetting heb je deze maand of kwartaal en hoe zit het met het volgende kwartaal?
- Maak een goed projectplan. Bepaal samen met de projectgroep de activiteiten van het project en hoeveel tijd er aan elke activiteit wordt besteed.
- Houd je goed aan het budget. Het is gemakkelijker gezegd dan gedaan om een project binnen de geplande tijd goed af te ronden.
- Houdt als manager goed het overzicht en de controle. Heb een goed totaalbeeld van wat er speelt.
- Leer van je fouten. Zorg altijd voor een goede evaluatie na je project.
