Voor de verplichte registratie an een bedrijf in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel heb je een vestigingsadres nodig. Dat adres moet in Nederland zijn en een postbus is niet toegestaan. Als je een bedrijfspand hebt, zoals een kantoor, een fabriek of een winkel, dan geef je natuurlijk daarvan het adres op. Maar als je vanuit huis werkt, dan kun je alleen je privé adres opgeven als zakelijk vestigingsadres. Dat kan vervelende gevolgen hebben. Er zijn bedrijven die nieuwe inschrijvingen bij de KvK in de gaten houden. Deze recent gestarte ondernemers worden vervolgens bestookt met aanbiedingen voor zakelijk internet, vermelding in bedrijvengidsen en andere zaken die vaak op het randje van oplichting balanceren. Gelukkig kun je dit soort ongewenste aandacht eenvoudig vermijden.
Zo krijgt jouw bedrijf een zakelijk postadres
Als je liever niet wilt dat je privé adres algemeen bekend wordt dan kun je een zakelijk adres voor je bedrijf aanvragen. Dit doe je bij een zogenaamd virtueel kantoor. Zij bieden adressen aan op goede locaties in Zuid- en Noord-Holland. Zodra je overeenkomst is geregeld mag je het adres gebruiken voor de inschrijving bij de KvK. Daarnaast kun je dit nieuwe vestigingsadres voor je bedrijf vermelden op je website, briefpapier, visitekaartjes en andere uitingen. Je betaalt hiervoor een maandelijkse vergoeding aan het virtueel kantoor. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het abonnement dat je afsluit, een jaarabonnement is voordeliger dan een maandabonnement. Ook is maatwerk mogelijk tegen meerprijs. Je kan gemakkelijk contact opnemen met DamOffice.
Post voor je bedrijf wordt doorgestuurd
Zodra je je nieuwe zakelijke postadres hebt doorgegeven aan de KvK zullen officiële instanties zoals de Belastingdienst hun post naar dit adres sturen. Deze stukken worden ontvangen en geopend door medewerkers van het virtueel kantoor. Zij openen je post en scannen deze in PDF bestanden. De post ontvang je vervolgens digitaal per e-mail. Dit gebeurt meestal eens per week of eens per twee weken. De originelen worden in je postvak gelegd. Je kunt ze maandelijks laten doorsturen, laten vernietigen of zelf ophalen als je op kantoor komt. Ook aangetekende stukken kunnen worden aangenomen, evenals een eventueel exploot van een deurwaarder. Het in ontvangst nemen van pakketten is niet mogelijk, met uitzondering van brievenbuspakjes.
Voor welke bedrijven is deze service?
Je kunt voor een eenmanszaak een zakelijk vestigingsadres aanvragen, maar ook voor een bv, vof of stichting. In principe is elke branche welkom, met uitzondering van de erotische niche. Uiteraard worden bedrijven die zich bezighouden met illegale praktijken niet toegestaan. Verkeert je bedrijf in financiële problemen of zijn er ernstige conflicten met klanten of leveranciers dan kun je evenmin in aanmerking komen voor een zakelijk postadres. Het virtueel kantoor behoudt zich het recht voor om onderzoek te doen naar je bedrijf voordat een abonnement voor een postadres van start gaat. Het is mogelijk om meerdere bedrijven in te schrijven, of een inschrijving te doen voor een bedrijf met een buitenlandse hoofdvestiging. Informeer naar de mogelijkheden door contact op te nemen als je een maatwerk oplossing wenst.
